(P) Tranziția către semnătura digitală: Ghid complet pentru afaceri eficiente

Digitalizarea accelerată la care asistăm în prezent impune eficientizarea proceselor și reducerea timpului pierdut cu documentele tradiționale. În acest context, semnătura electronică are un rol esențial.

Alegerea semnăturii digitale potrivite pentru afacerea ta: Cu token sau în cloud?

Alegerea soluției potrivite de semnătură digitală – varianta pe token sau cea în cloud – depinde de specificul activității tale și de nivelul de flexibilitate sau control pe care îl dorești.

Ambele opțiuni sunt recunoscute la nivel european și sunt protejate de standarde înalte de securitate, însă fiecare vine cu propriile avantaje.

Semnătura digitală pe token: beneficii și considerații

Semnătura digitală pe token este ideală pentru profesioniștii care pun accent pe controlul fizic asupra certificatului digital. Cu un dispozitiv hardware dedicat, poți semna documente de pe orice computer compatibil, fără a necesita conexiune la internet.

Totuși, această soluție implică costuri inițiale mai mari și riscul de a pierde tokenul, ceea ce poate duce la întreruperi neașteptate în activitate.

Semnătura digitală în cloud: scurtă analiză

Semnătura digitală în cloud oferă o soluție modernă și flexibilă pentru afacerile care funcționează preponderent online. Este ușor accesibilă, compatibilă cu platforme precum SPV sau ANAF și permite emiterea certificatelor în aceeași zi, fără dependență de hardware suplimentar.

Dacă dinamica activității tale necesită mobilitate și rapiditate, semnătura în Cloud poate fi alegerea optimă pentru tine.

Pașii de urmat pentru obținerea semnăturii digitale

Iată care sunt pașii principali pentru a obține o semnătură electronică și a digitaliza procesele tradiționale::

1. Înregistrarea

Accesează site-ul furnizorului de servicii în domeniul certificatelor digitale și semnăturii electronice și completează formularul online. Acest prim pas, care durează doar câteva minute, deschide calea către digitalizarea documentelor tale.

2. Alegerea planului potrivit

Selectează soluția care corespunde nevoilor tale: semnătura electronică pe token, pentru control fizic, sau semnătura în cloud, pentru flexibilitate maximă. Fiecare opțiune este adaptată unor utilizări specifice, astfel încât să-ți optimizezi activitatea.

3. Identificarea video

Confirmă-ți identitatea printr-un proces securizat de identificare video. Aceasta este o etapă esențială pentru emiterea unui certificat digital calificat, conform cerințelor legale.

4. Verificarea cerințelor functionalitatea procesului de semnare electronica

Computerul tau trebuie sa îndeplineasca cerinte referitoare la sistemul de operare (minim windows 10, macOS actualizat la zi). Indeplinirea acestora garantează o funcționare optimă și compatibilitatea semnăturii electronice.

5. Descărcarea driverelor necesare

Dacă optezi pentru semnătura pe token, descarcă driverele și utilitarele disponibile de pe site-ul furnizorului de servicii. Cu instrucțiunile clare de instalare, procesul este rapid și intuitiv.

Beneficii ale implementării semnăturii electronice

Implementarea semnăturii electronice îți aduce un avantaj semnificativ prin eliminarea proceselor tradiționale care consumă timp și resurse.

Semnarea documentelor devine un proces rapid, care poate fi realizat de oriunde, fără a fi necesară imprimarea, scanarea sau arhivarea fizică. Acest lucru îți va reduce costurile operaționale și va contribui la un mediu de lucru mai ecologic, prin diminuarea consumului de hârtie și alte materiale.

Semnăturile electronice utilizate cu certificate digitale calificate oferă un nivel ridicat de securitate, asigurând autenticitatea și integritatea documentelor. În plus, acestea sunt recunoscute legal la nivel european, fiind soluția ideală pentru a respecta cerințele legislative și a elimina riscul de falsificare sau pierdere a documentelor.

Astfel, implementarea semnăturii electronice consolidează încrederea în relațiile cu partenerii, clienții și autoritățile.

Cum alegi compania furnizoare de servicii pentru semnătura digitală?

Atunci când alegi o companie furnizoare de servicii pentru semnătura digitală, este esențial să verifici dacă aceasta oferă soluții conforme cu reglementările nationale si internaționale și standardele de securitate, cum ar fi certificările eIDAS.

Disponibilitatea unui certificat digital calificat garantează validitatea legală a semnăturii electronice, ceea ce este fundamental pentru utilizarea acestuia în tranzacții online, cum ar fi e-Factura sau SEAP.

Este important ca furnizorul să asigure un proces simplu și rapid de obținere a semnăturii, fără a fi necesară deplasarea fizică, și să ofere asistență completă în cazul în care apar întrebări sau dificultăți.

Tranziția de la semnătura fizică la semnătura digitală reprezintă un pas esențial în modernizarea și eficientizarea proceselor administrative ale oricărei afaceri. Urmând pașii corecți și alegând soluția potrivită, poți beneficia de un proces rapid, sigur și conform reglementărilor legale.

Acest articol este un material publicitar al cărui conținut a fost realizat în mod independent de o terță parte, fără răspunderea editorială şi sub supravegherea PRO TV S.R.L.